Wyższa emerytura dzięki archiwum. Gdzie szukać dokumentów sprzed lat? Wybierasz się na emeryturę lub rentę, a nie ma masz dokumentów potwierdzających zatrudnienie przed 1999 rokiem? Podpowiadamy jak i gdzie szukać dowodów potwierdzających staż pracy.

Utopione, zgubione, porzucone

Jeśli dokumenty potwierdzające twoje zatrudnienie zabrała powódź, były pracodawca ogłosił upadłość albo nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych to możesz mieć problem. Zwłaszcza jeśli chcesz udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem.. To może być wyzwanie, gdy występujesz do ZUS z wnioskiem o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego.

Po 1 stycznia 1999 r. każdy zgłoszony przez przedsiębiorcę pracownik ma w ZUS indywidualne konto, gdzie w postaci elektronicznej zapisywane są opłacone za niego składki na ubezpieczenia społeczne.

- Jeśli nie masz dokumentów świadczących o pracy przed 1999 rokiem, to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby szczątków pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby.
To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w konkretnych archiwach i instytucjach przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Sebastian Szczurek, regionalny rzecznik ZUS województwa opolskiego.

Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć zasoby świadczące o angażach pracowników. Mogą to być spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne czyli konkretne ministerstwa.

Gdzie szukać?

- Najłatwiej mają osoby, których pracodawca ciągle istnieje. Wtedy powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu, ale też o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą prowadzimy na naszej stronie internetowej – dodaje Sebastian Szczurek z ZUS.

ZUS stworzył bazę na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej” byłych zatrudnionych. Są tam ponadto dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS w każdej placówce i na stronie internetowej: Baza ZUS

W województwie opolskim usługi w zakresie archiwizacji, przechowywania i udostępniania dokumentów świadczy Archiwum Państwowe w Opolu oraz spółka Archiwa Opolskie w Niemodlinie.

Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych. Te podmioty ustalają jednak własne zasady postepowania z dokumentacją osobową. Natomiast dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

To się liczy

Przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego liczą się pisemne zaświadczenia pracodawcy, świadectwa pracy i legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu.

To jednak nie wszystkie dowody, które świadczą o stażu i zarobkach. Istotne mogą się też okazać dowody pośrednie czyli umowy o pracę i aneksy umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe czy wręcz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie zatrudnienia na przykład o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu udzieleniu urlopu. Oczywiście takie dokumenty będą przydatne jeśli będzie z nich wynikać sam fakt zatrudnienia i jego okres.

Sebastian Szczurek

regionalny rzecznik prasowy ZUS

województwa opolskiego